Como criar uma intranet corporativa com o Google G Suite

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A tecnologia tem revolucionado a forma de trabalhar, criar e comunicar. Com a crescente geração de dados, a informação passou a ser um valioso ativo para as empresas. Especialmente em um cenário onde a economia passa a ser guiada pelo estudo e utilização de dados, a fim de promover inovação e melhorar a experiência do cliente.

Ao entender isso, as empresas como um todo passaram a adotar a intranet, como forma oficial de comunicação interna. Porém, diferentemente do início da jornada no mundo da tecnologia, hoje todas as empresas, independentemente de seu tamanho ou tipo de operações, podem ter acesso à uma intranet segura e adaptável a suas necessidades.

Mas afinal, como isso pode ser feito? Acompanhe conosco e descubra como otimizar a intranet da sua empresa com o Google G Suite, uma poderosa solução corporativa.

O que é intranet e por que é importante?

A intranet é uma rede que interliga computadores porém, diferentemente da internet, ela é corporativa possibilitando que apenas colaboradores da empresa tenham acesso a ela.

Essa rede é fundamental para empresas que buscam aumentar a produtividade e reduzir custos operacionais uma vez que centraliza as informações da empresa e permite que  todos os funcionários tenham acesso a elas.

Isso aumenta o engajamento entre os colaboradores e serve para garantir que os projetos e operações da empresa estejam sempre alinhados e em funcionamento segundo os objetivos da organização. A comunicação também se torna mais fácil, pois a intranet pode ter chats, que permitem a troca rápida de informações entre times.

Há também o fato de que o acesso à informações e ao sistema de comunicação da intranet só pode ser feito com o login de funcionário, ou seja, terceiros não tem conhecimento de informações internas, garantindo a restrição dos dados.

O que é o Google G Suite?

O Google G Suite é uma suíte de apps na nuvem que reúne diversos serviços do Google voltados para a esfera corporativa. Com ele, é possível acessar as seguintes aplicações empresariais:

  • o Gmail para o e-mail de trabalho;
  • o Google Drive para compartilhar arquivos entre os colaboradores da empresa;
  • o Google Agenda para coordenar convites de eventos e/ou atividades internos e externos;

Por se tratar de uma solução para negócios, o Google G Suite também possui um painel de controle, que permite que o administrador personalize as funções e características da solução, como aumentar e diminuir o número de contas autorizadas, ativar ou desativar recursos, entre outros.

Os usuários possuem uma série de facilidades que se tornam possíveis graças à integração corporativa dos aplicativos. Por exemplo, o compartilhamento de  arquivos apenas com membros da mesma empresa, o acesso a uma lista de colegas para enviar convites para reuniões, além de utilizar estes serviços usando o e-mail com o domínio do negócio.

Como utilizar a ferramenta na criação da intranet da sua empresa?

Entre as aplicações do G Suite, há o Google Sites, que possibilita criar e personalizar páginas da web. Dessa forma, é possível criar sua intranet como um grande portal de informações organizado hierarquicamente, seja por departamentos ou até mesmo por assunto.

Dentro dessas categorias, é possível criar outros links com as informações específicas que possam ser úteis para os funcionários. Quando a organização de conteúdos estiver pronta, é só configurar as permissões de acesso, para que apenas quem estiver logado ao G Suite da empresa possa ver e modificar os dados da plataforma.

A construção da intranet pode ser feita da seguinte forma:

1º) Criação do site: em sua caixa de entrada do Gmail, clique no menu suspenso “Google Apps” e posteriormente em Sites > Criar.

2º) Escolha o template que melhor se adequa à proposta de sua intranet e à estratégia da empresa. Existem modelos prontos personalizáveis, mas há também a opção de construir do zero algo totalmente novo.

3º) Dê um nome à sua intranet. A URL, a princípio ficará longa pois se trata de um domínio dentro do Google Sites, mas isso pode ser alterado pelo painel de controle do G Suite.

Além disso, também é possível criar uma intranet para sua empresa utilizando o Google Docs, que também faz parte do G Suite. Com ele é possível criar e editar documentos e publicar conteúdo online. Para isso, basta construir sua página de intranet em um documento e, ao finalizar, seguir até o menu “Arquivo” e selecionar a opção “Publicar na Web”. Após configurar as especificidades da página, o acesso do conteúdo pode ser restringido apenas à colaboradores logados ao G Suite da empresa.

Como dito, a intranet é um poderoso sistema de comunicação e troca de informações entre funcionários, de forma rápida e segura. Aliando a implantação dessa tecnologia ao G Suite, é possível criar e potencializar esse sistema, ajudando as empresas a serem mais eficazes e rápidas em seus processos e operações.

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