Entenda a importância da gestão de processos para a TI

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As organizações possuem em seu cotidiano uma série de processos ocorrendo simultaneamente e gerenciá-los corretamente contribui para melhorar o desempenho da empresa ou setor.

A área de tecnologia da informação geralmente encontra-se com trabalho acumulado por sua grande importância em questões como governança dos dados, por exemplo. A gestão de processos é fundamental para otimizar o funcionamento da TI.

Diferença entre projeto e processo

Primeiramente, devemos explicar que muitos confundem os conceitos de projeto e processo. De um lado, projeto pode ser descrito pelas características:

  • são temporários, ou seja, necessitam ter um início, meio e um fim;
  • precisam ter um resultado único;
  • são elaborados progressivamente.

Por outro, os processos:

  • são contínuos (mesmo que periódicos);
  • precisam gerar resultados regularmente;
  • são fortemente definidos.

Gestão de processos

A gestão de processos está muito em pauta ultimamente devido ao fato de as empresas estarem prestando mais atenção na sua estrutura interna e, com isso, adquirindo vantagem competitiva por meio da otimização e padronização dos processos.

Segundo o COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies), que é um framework de boas práticas ligadas à governança em tecnologia da informação criado pela ISACA (Information Systems Audit and Control Association para a governança de tecnologia de informação), uma empresa que tem 5 níveis de maturidade:

Maturidade Nível 1  Inicial / Ad Hoc

Apresenta processos desorganizados, mal padronizados e informais. Ou seja, existem processos, mas eles não são bem estruturados.

Maturidade Nível 2  Repetível, mas intuitivo

Procedimentos similares são executados por pessoas diferentes, isto é, pessoas diferentes fazem a mesma coisa, havendo a falta de treinamento e falta de comunicação, ocasionando retenção de conhecimento e a responsabilidade é tratada de forma individual.

Maturidade Nível 3  Processos Definidos

Os processos são normatizados e os funcionários foram devidamente treinados. Se torna obrigatórios que esses processos sejam seguidos.

Maturidade Nível 4   Gerenciados e Medidos

Existe um gerenciamento dos processos, que são avaliados e medidos para que contribuam para uma melhoria constante.

Maturidade Nível 5  Otimizado

Apresenta processos refinados, resultados do gerenciamento, tornando possível uma melhoria contínua e fazendo com que a organização possa facilmente se adaptar a alguma possível mudança.

Mapeamento de processos

Por mais que a organização veja importância de se gerenciar os processos, sempre existe uma dúvida de por onde começar. Uma excelente forma de se organizar quanto aos processos é mapeando-os.

Com os mapas dos processos, a produção não fica atrelada ao conhecimento individual dos profissionais da empresa e há uma melhora na visão sistêmica para que se possa aperfeiçoá-los.

Um dos primeiros passos para se gerenciar seus processos é listá-los. Em seguida deve-se analisar quais desses processos são os prioritários e assim definir a ordem em que esses processos devem ser mapeados.

O mapa nada mais é do que uma sequência cronológica de atividades, eventos e decisões que ocorrem dentro de um processo, traduzidos em um fluxograma e geralmente acompanhados por um procedimento, que seria a descrição do processo em forma de texto.

A gestão de processos influencia no sucesso de uma organização, justamente por melhorar a visualização das ações necessárias para que um processo seja efetuado do início ao fim. O mapeamento de processos é bastante utilizado e seu impacto na melhoria da gestão é reconhecido pelas empresas que o aplicam.

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