Como criar uma intranet corporativa com o Google Workspace

Tempo de leitura: 5 minutos

Há muitas questões que podem ser caras para uma empresa em desenvolvimento, mas quase nenhuma consegue alcançar a quantidade de danos que a desorganização operacional e a falta de comunicação interna conseguem chegar.

Esses danos causam gastos operacionais e queda de produção que, geralmente, só são detectados quando acontecem abalos no orçamento. Assim, nos perguntamos o que pode ser feito para melhorar a comunicação e engajamento das equipes?

A tecnologia tem a capacidade de inovar a forma de trabalhar, criar e comunicar. Com a crescente geração de dados, a informação passou a ser um valioso ativo para as empresas. Especialmente em um cenário onde a economia passa a ser guiada pelo estudo e utilização de dados, a fim de promover e melhorar a experiência do cliente.

Ao entender isso, as empresas como um todo passaram a adotar a intranet, como forma oficial de comunicação interna. Essa iniciativa simples e acessível soluciona muitos problemas, gerando benefícios e segurança.

Além disso, qualquer empresa, independentemente do tamanho, pode adotar essa ferramenta em sua estrutura de negócio. Acompanhe conosco e descubra como criar e otimizar a intranet da sua empresa com o Google Workspace!

O que é intranet e por que é importante?

A intranet é uma rede que interliga computadores e centraliza informações. Diferentemente da internet, ela é corporativa e possibilita que apenas colaboradores da empresa tenham acesso.

Essa rede é essencial para empresas que buscam melhorar a produtividade e reduzir custos, uma vez que ela tem a capacidade de alinhar as informações e permitir o acesso a toda equipe. 

Isso aumenta o engajamento entre os colaboradores e serve para garantir que os projetos e operações da empresa estejam sempre lineares e em funcionamento segundo os objetivos da organização. A comunicação também se torna mais fácil, pois a intranet pode ter chats, que permitem a troca rápida de informações entre times.

Além disso, a intranet é capaz de favorecer um controle mais seguro de informações. O seu sistema de comunicação só pode ser efetuado com a realização de logins dos funcionários, ou seja, terceiros não têm conhecimento de dados internos, garantindo a restrição dos mesmos. 

O que é o Google Workspace e o que ele favorece?

O Google Workspace é uma suíte de apps na nuvem que reúne diversos serviços da Google voltados para a esfera corporativa. Com ele, é possível acessar as seguintes aplicações empresariais:

  • Gmail para o e-mail de trabalho.
  • Google Drive para compartilhar arquivos entre os colaboradores da empresa.
  • Google Agenda para coordenar convites de eventos e/ou atividades internos e externos.
  • Google Meet para reuniões e encontros síncronos.

Por se tratar de uma solução para negócios, o Google Workspace também possui um painel de controle, que permite que o administrador personalize as funções e características da solução, como aumentar e diminuir o número de contas autorizadas, ativar ou desativar recursos, entre outros.

Os usuários possuem uma série de facilidades que se tornam possíveis graças à integração corporativa dos aplicativos. Isso é visto na possibilidade de compartilhar arquivos para apenas membros daquela organização, no acesso a uma lista de colegas para o envio de convites para reuniões e também na utilização de um e-mail com domínio específico da empresa. 

Como utilizar o Google Workspace na criação da intranet da sua empresa?

O Google Workspace é recheado de facilidades e, dentre elas, existe o Google Sites. Essa ferramenta possibilita a criação e personalização de páginas na web. Assim, é possível criar a sua intranet como um grande portal de informações, organizado hierarquicamente e, dependendo da maneira sugerida, por assuntos e tópicos. 

Dentro dessas categorias, é possível criar outros links com as informações específicas que possam ser remetidas aos funcionários. Quando a organização de conteúdos estiver pronta, é só configurar as permissões de acesso, para que apenas quem estiver logado ao Google Workspace da empresa possa ver e modificar os dados da plataforma.

Vamos a um passo a passo breve!

A construção da intranet pode ser feita da seguinte forma:

1º) A princípio, acesse o Google Site.

2º) Depois, faça o login da sua empresa no Google Workspace.

3º) Criação do site: em sua caixa de entrada do Gmail, clique no menu suspenso “Google Apps” e posteriormente em Sites > Criar.

4º) Escolha o template que melhor se adequa à proposta de sua intranet e à estratégia da empresa. Existem modelos prontos personalizáveis, mas há também a opção de construir do zero algo totalmente novo.

5º) Dê um nome à sua intranet. A URL, a princípio, ficará longa pois se trata de um domínio dentro do Google Sites, mas isso pode ser alterado pelo painel de controle do Google Workspace.

Além disso, também é possível criar uma intranet para sua empresa utilizando o Google Docs, que também faz parte do Google Workspace. Com ele é possível criar e editar documentos e publicar conteúdo online.

Para isso, basta construir sua página de intranet em um documento e, ao finalizar, seguir até o menu “Arquivo” e selecionar a opção “Publicar na Web”. Após configurar as especificidades da página, o acesso do conteúdo pode ser restringido apenas a colaboradores ligados ao Google Workspace da empresa.

Como dito, a intranet é um poderoso sistema de comunicação e troca de informações entre funcionários, de forma rápida e segura. Aliando a implantação dessa tecnologia ao Google Workspace, é possível criar e potencializar esse sistema, ajudando as empresas a serem mais eficazes e rápidas em seus processos e operações.

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