Como o Google Workspace potencializa a produtividade do seu time remotamente

Tempo de leitura: 6 minutos

O conhecido G Suite, agora nomeado como Google Workspace é uma plataforma completa de ferramentas online de produtividade e gestão para empresas de todos os tamanhos.

Com o advento do trabalho remoto, as empresas buscam cada vez mais por ferramentas acessíveis e estáveis para impulsionar a colaboração entre os funcionários.

Além disso, a proteção de dados está se tornando uma preocupação cada vez mais frequente para todos devido ao surgimento de novas leis e regulamentos sobre o assunto.

O Google Workspace inclui soluções de produtividade que vão te ajudar a se organizar melhor, definir e acompanhar metas junto à sua equipe e obter o melhor da mobilidade sem deixar de lado a segurança de dados.

Saiba como essas ferramentas vão qualificar sua gestão e veja como sua empresa pode fazer mais e melhor com o Google Workspace.

Email profissional e seguro

No ano passado, o Google Workspace ultrapassou o marco de 2 bilhões de usuários ativos em sua plataforma.

A solução é composta pelos serviços Gmail, Hangouts, Google Agenda, Keep, Google Sites e Google Drive com aplicativos para documentos, apresentações, planilhas e formulários.

O Gmail é um dos aplicativos mais conhecidos e usados por todos. Os principais benefícios associados ao seu uso são a simplicidade da sua interface e segurança, outras vantagens em utilizar o serviço são:

  • Garante a criação de e-mails profissionais para seus colaboradores. No lugar de um servidor público como colaboradorx@gmail.com, poderá utilizar colaboradorx@suaempresa.com.
  • O Gmail é constantemente atualizado sem precisar de qualquer configuração por parte do usuário, mantendo seu sistema sempre em dia sem dar trabalho a mais para tanto.
  • Acessível pelo computador, mas também por smartphones e tablets, funcionando a partir de aplicativos móveis que são plenamente compatíveis com todos os recursos da versão para computador.
  • Proteção contra spam e servidores confiáveis disponíveis 24 horas por dia.

Além disso, atualmente o Gmail oferece 15 GB gratuitos para os usuários enviarem e receberem mensagens. Este número não é pouco, afinal você precisará de muitos e-mails para conseguir atingir o limite de 15 GB em sua conta.

Sincronizando suas informações em tempo real

Para a produtividade, os aplicativos do Google Workspace são de grande auxílio. Além de simplificar a integração, transformando seu ambiente de trabalho em um espaço realmente colaborativo, suas ferramentas permitem múltiplos acessos simultâneos.

Trabalhar numa mesma planilha ou documento que outro membro de sua equipe não precisa mais limitar a velocidade com que esses times produzem.

A possibilidade de contar com o recurso de controle de versões também é uma das vantagens da plataforma.

Com o controle de versão você sabe com precisão as últimas alterações realizadas, consegue restaurar uma versão anterior e acompanha prontamente as novas atualizações do documento por e-mail.

Dessa forma, sua equipe poderá trabalhar sempre com a versão mais atualizada de documentos, extinguindo a necessidade de ter vários arquivos separados com versões diferentes e muitas vezes, em computadores diferentes.

Outro recurso poderoso são os formulários. Eles podem ser utilizados para elaboração de questionários e pesquisas com os seus colaboradores ou compartilhados para um público externo. As vantagens desse recurso incluem:

  • Montar e enviar um formulário em poucos minutos.
  • Verificar as respostas dos usuários em tempo real.
  • Gerenciar configurações de privacidade, podendo o formulário ser respondido apenas de forma interna entre os colaboradores.
  • Gráficos com resumos das respostas e possibilidade de exportação para os formatos mais utilizados.

Troque informação em tempo real e acelere seus projetos com o Google Workspace.

Oferecendo mobilidade total para sua empresa

Outro aspecto que torna o Google Workspace tão útil à produtividade é a mobilidade, que garante acesso a todos os seus documentos, informações, contatos e compromissos compartilhados por meio da ferramenta de qualquer lugar.

Usando dispositivos iOS, Android ou Windows, é possível trabalhar de qualquer lugar on ou offline.

Suas edições serão sincronizadas através de todos os dispositivos assim que uma conexão for estabelecida e seu escritório vai junto com você, aonde quer que vá.

Realizando backups automáticos pelo Google Workspace

Backups são críticos para sua segurança e, com o Google Workspace, são uma questão de segundos. Perca o medo de esquecer alguma alteração importante ou de ver seus dados corrompidos devido a panes locais.

Caso não tenha acesso ao computador de origem tudo continua do jeito que estava e você pode retomar suas atividades de qualquer lugar.

Fique tranquilo quanto à inviolabilidade da informação. Com criptografia avançada, autenticação em dois passos e um histórico detalhado de acessos é possível assegurar a proteção de sua propriedade intelectual.

Para isso, o Google Workspace faz uso da ferramenta Google Vault com o objetivo de reter, analisar, arquivar e exportar as conversas, e-mails e documentos pelas contas corporativas.

Assim, com o Google Vault será possível realizar o backup em nuvem das suas informações corporativas e fazer uso dos seus procedimentos de segurança.

Tudo isso amplia o controle e a segurança da sua empresa remotamente.

Organizando sua rotina com o Google Workspace

Utilize a agenda da Google para definir metas e acompanhá-las, oferecendo a seus colaboradores acesso aos calendários de reuniões e entregas. Mantenha-se organizado com um briefing diário de suas atividades, recebido diariamente por e-mail num horário a sua escolha.

Crie agendas diferentes para projetos distintos e selecione quem poderá ter acesso a essa informação.

Aprenda com o Google quais são os horários mais eficientes para uma determinada atividade de acordo com a agenda de seu time.

Os principais recursos do Google Agenda para as empresas são:

  • Possibilidade de criar eventos compartilhados.
  • Visualização da agenda de outras pessoas. Esse recurso é especialmente útil quando se é necessário agendar uma reunião com outros colaboradores.
  • Possibilidade do uso de diversas cores para diferenciar eventos.
  • Lista de tarefas paralela aos eventos.
  • Possibilidade de criar eventos recorrentes e lembretes.
  • Sincronização com o Gmail.
  • Notificações em tempo real de mudanças de eventos ou lembretes de reuniões.

Esse aplicativo é muito importante para garantir uma rotina de trabalho organizada e equilibrada entre os times e desempenha um excelente papel pela sua facilidade de uso.

Otimizando o uso de recursos

Além das vantagens em termos de produtividade, sua empresa deve considerar a vultosa economia representada pela assinatura do serviço.

Em vez de adquirir licenças individuais para cada máquina, o gestor gerencia acessos de acordo com o plano contratado e escolhe quantos usuários precisam da ferramenta.

No final do mês isso significa pagar apenas pelos recursos que sua empresa consome e ter software atualizado sempre à disposição.

Como vimos, as vantagens do uso do Google Workspace são muitas: além de tornar todos os processos da empresa ainda mais ágeis, fazendo com que toda a equipe gaste menos tempo em diferentes ações, ainda colabora com a saúde financeira do negócio, reduzindo custos.

Com essa ferramenta, a empresa só tem a ganhar!

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