Saiba como fazer orçamento de TI

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O que você considera fundamental quando se trata de adquirir equipamentos, ferramentas e soluções para o setor de TI? Como em todas as outras áreas de uma empresa, é bem conveniente fazer um orçamento, definindo produtos e preços, bem como os custos de operação envolvidos. Deve-se fazer um planejamento para que o orçamento seja bem efetuado.

Neste post, saiba como fazer orçamento de TI. Leia e tire suas dúvidas!

O levantamento dos dados é o ponto de partida

Antes de iniciar o planejamento, você e sua equipe devem fazer um levantamento detalhado de todas as necessidades da empresa. Afinal, ter em mãos uma lista definida com tudo o que a empresa precisa evita gastos desnecessários e torna o processo mais ágil. 

Além disso, também é preciso considerar o planejamento do negócio, quanto a empresa dimensiona que irá crescer em determinado período de tempo, as mudanças nas tecnologias e nos processos operacionais e as novas legislações, tal como a LGPD, que afetam a área de TI e a organização como um todo.

Considere, por exemplo:

  • quais são as principais dificuldades;
  • que ferramentas podem ajudar;
  • os equipamentos de TI que podem ser aperfeiçoados ou, por outro lado, são pouco usados;
  • quais adequações serão necessárias em termos de compliance;
  • quanto a empresa irá crescer;
  • mudanças nas tecnologias;

O planejamento é fundamental para o orçamento de TI

Com o levantamento em mãos, cabe organizar os profissionais para a realização das tarefas.

Considere, entre outras coisas: 

  • a quantidade de especialistas que serão movimentados;
  • o tempo total para efetuar o processo;
  • os prazos para a entrega dos trabalhos;
  • de que forma se dará a aquisição de hardwares e softwares e como serão as formas e os prazos de pagamento.

Dentre os fatores importante a serem considerados na etapa de planejamento estão a elaboração de um Planejamento Estratégico de TI (PETI) e, posteriormente um Plano Diretor de TI (PDTI).

O PETI diz respeito especificamente aos objetivos e definição de projetos estratégicos, pensados de forma alinhada aos objetivos de negócio. Já o PDTI envolve diagnóstico, planejamento e gestão de recursos humanos, de software e hardware, de redes, infraestruturas e sistemas de informação e servirá para definir como o PETI será operacionalizado na empresa.

A execução é a hora de iniciar as atividades

A outra etapa do orçamento de TI é o momento do trabalho propriamente dito.

Considere se os investimentos foram efetuados conforme as necessidades. Faça relatórios de acompanhamento e certifique-se de que os recursos estão disponíveis para que os profissionais executem suas tarefas. E, é claro, esteja atento às determinações do PETI e PDTI para a execução das tarefas com o máximo aproveitamento e sem desperdiçar recursos.

O controle permite avaliar o desempenho

É necessário manter controle para ter certeza de que o cronograma está efetivamente sendo cumprido. O planejamento do orçamento de TI precisa ser respeitado para que as coisas deem certo.

Talvez, seja necessário realizar novas aquisições, adquirir outras ferramentas. Caso isso seja realmente indispensável, deve ser feito o quanto antes para não atrasar as operações.

O gestor de TI deve acompanhar da melhor forma possível todo o processo, mantendo um nível de comunicação eficiente com sua equipe.

Para esse acompanhamento, é importante ter em mente métricas como o CAPEX  e OPEX. CAPEX é a sigla para CAPital EXpenditure, que são os custos ligados às aquisições de bens materiais feitas por uma organização (ativos), tal como ferramentas e equipamentos.

Já OPEX é a sigla para OPerational EXpenditure e trata dos custos operacionais de um empreendimento e àqueles destinados à manutenção de seus equipamentos e infraestrutura. 

No final do projeto, você deverá avaliar se tudo se desenvolveu de acordo com as expectativas da empresa. Se houve conflitos e falhas, eles devem ser superados.

Os cuidados no planejamento

Para que tudo corra bem na realização do seu orçamento de TI e as expectativas não sejam frustradas, nem sejam necessários retrabalhos, o planejamento deve fazer projeções e gerenciar riscos.

Esse planejamento deve considerar, inclusive, as necessidades da empresa a longo prazo. Não se esqueça de desenvolver meios para readequar sistemas e realizar atualizações que acompanhem a evolução tecnológica.

O orçamento de TI precisa considerar, ainda, pontos como: custos de substituição dos sistemas; manutenções do dia a dia; licenças de hardwares e de softwares; falhas dos sistemas.

É importante também considerar a necessidade de elaboração de um Plano de Continuidade do Negócio (PCN) que, no caso de um problema ou evento negativo grave, cuida para que a organização supere a questão com o mínimo de prejuízo possível, preservando sua imagem e seu patrimônio. 

O PCN é elaborado internamente e busca traçar estratégias e planos de ação que garantam o funcionamento e a disponibilidade dos serviços essenciais da empresa durante qualquer tipo de falha, até que ocorra a normalização da situação.

Um bom check-list para servir de roteiro na hora de fazer o orçamento de TI

Finalmente, vamos deixar um check-list considerando cada categoria dentro da TI.

  • Manutenção e Suporte: salários e benefícios envolvidos nos pagamentos; gastos com consultoria; custos com suporte (hardwares e softwares); rede de dados (conexões WAN, despesas de VPN, links ISP, etc.); gastos com terceiros (filtragem de SPAM, aplicação de patches).
  • Ferramentas: laptops; servidores; firewalls; cabeamento; switches; licenças; garantias e outras (computadores e laptops devem ser trocados a cada 3 anos enquanto servidores devem ser substituídos de 5 em 5 anos).
  • Softwares: de servidor; para desktop/laptop; de backup; licenças; renovações; anti-SPAM; antivírus e outros.
  • Tecnologia cloud computing (nuvem pública, privada ou híbrida): hospedagem; ferramentas; softwares; backup; licenças e outras coisas.
  • Projetos (previsão dos investimentos futuros em TI): planejamento de projetos; desenvolvimento dos projetos; novos equipamentos.
  • Compliance e privacidade de dados: adequação à LGPD e GDPR (em caso de empresas que atendam à União Europeia), realização de uma Política de Segurança da Informação (PSI), soluções de privacidade de dados, contratação de um DPO, mudança de processos e tecnologias em função do compliance.
  • Automação de processos: considerar a utilização de soluções de automação de processos como RPA e SFA para aceleração das operações.
  • Tendências de tecnologia que vem para ficar: considerar a utilização – em um futuro breve ou distante – de  soluções de inteligência artificial e machine learning, realidades aumentada e virtual e soluções phygital.

Como você costuma fazer o orçamento de TI? Segue os passos acima? Faça seu comentário! Dê sua sugestão e enriqueça o post!

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