Tudo o que você precisa saber sobre BPO

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No mundo atual as coisas acontecem de forma muito dinâmica e rápida e tudo muda, inova e se transforma o tempo todo. Para muitas empresas esse é um ritmo difícil de acompanhar. Manter processos fluindo de acordo com o escopo, dentro do orçamento previsto e de acordo com os prazos é fundamental para a sobrevivência do negócio, mas como aliar isso à velocidade e ao dinamismo da era digital?

Para sanar essa dor que acomete a muitos gestores é que existe o BPO, uma maneira de realizar os processos com eficiência, custos menores e em conformidade com as exigências da nova era e nova economia. Continue a leitura e conheça mais sobre o BPO.

O que é e para que serve?

O Business Process Outsourcing (em tradução livre do inglês: terceirização de processos de negócio) mais conhecido como BPO é a contratação de empresas para realização de funções que não fazem parte do core business da empresa. Ou seja, funções que não precisam ser realizadas e gerenciadas internamente podem ser realizadas através do BPO. 

O BPO é uma forma que as empresas encontram para ganhar mais produtividade, reduzir custos operacionais, incentivar a colaboração e possibilitar que gestores e colaboradores de diversas áreas possam ter mais foco em exercer atividades estratégicas ou buscar inovações que realmente movimentam o negócio e geram lucro.

Onde posso implementar BPO?

O BPO pode ser adotado em diversas áreas, em especial naquelas em que a empresa não possui a expertise ou know-how para realizar sem comprometer o negócio em algum nível. Dentre as principais áreas do negócio que podem contar com um BPO podemos destacar: 

  • Gestão de TI: a terceirização da gestão de TI permite que a empresa não precise se preocupar com a infraestrutura de tecnologia, serviços como suporte help desk, manutenção de servidores e data centers, além de poder envolver a terceirização de outras atividades tal como desenvolvimento de software, sites e aplicativos. 
  • Análise de dados: os dados são uma fonte muito rica de insights que auxiliam gestores na tomada de decisões estratégicas. Ao terceirizar os serviços de análise de dados, é possível garantir que os gestores terão em mãos as informações mais qualificadas e assertivas, sem a preocupação e o custo de realizar o processo de obtenção de relatórios através de analytics ou BI internamente.
  • Processos jurídicos: na esfera jurídica, o BPO pode ser adotado para que a empresa se mantenha em compliance com as legislações vigentes que competem ao negócio, além de simplificar a realização de procedimentos como a elaboração de contratos, tudo isso com uma taxa mínima de erros, redução de custos e agilidade.
  • Recursos humanos: o BPO de RH otimiza a rotina administrativa desse setor realizando as atividades de pagamento de salários, recrutamento e seleção, atendimento à colaboradores e público interno, entre outras atividades, gerando assim um aumento da produtividade, redução de custos e permitindo que o gestor foque em demandas mais pertinentes. 
  • Finanças, Contabilidade e Fiscal: contratando um BPO de atividades relacionadas à gestão financeira do negócio auxilia as empresas a se manterem em compliance com as legislações, estar sempre com o pagamento de contas e impostos em dia e realizar processos contábeis, financeiros e fiscais com mais agilidade, sem erros e sem envolver diretamente colaboradores internos, que podem focar em outras atividades. 
  • Marketing de conteúdo: o marketing de conteúdo cresceu muito com o digital, mas nem todas as empresas podem contratar um profissional para trabalhar com foco exclusivo nisso. Por isso, o BPO de marketing de conteúdo auxilia empresas em suas estratégias, empregando profissionais com expertise na área para a criação de materiais ricos e conteúdos para blog que visam atrair clientes, além de prestar auxílio com posicionamento na web e destaque em mídias sociais.
  • Serviços operacionais: serviços de limpeza e segurança também são áreas que podem ser otimizadas com a terceirização através de empresas especializadas em limpeza de escritórios corporativos e empresas de vigilância e segurança para proteger a empresa de possíveis violações físicas e danos humanos e materiais  além de garantir um ambiente organizado e apropriado para trabalhar. 

Benefícios

Como benefícios de trabalhar com um BPO, podemos citar:

  • Alta expertise com baixos custos operacionais: A contratação de funcionários exige muitos processos burocráticos que tomam muito tempo, além de ser bastante onerosa, principalmente se o profissional contratado for um especialista em alguma área ou atividade. Dessa forma o BPO permite que a empresa opere com um especialista, mas sem todos os custos atrelados à contratação do profissional, além da vantagem de, ser um custo variável, ou seja, um custo que depende da demanda. 
  • Otimização do tempo: Com o BPO, a empresa repassa algumas atividades para outra, assim, os colaboradores podem se dedicar às atividades fim (geradoras de lucro) da empresa e à criação e inovação produtos, serviços e projetos. Além proporcionar que a empresa a tenha mais tempo para revisar e, se necessário, reformular seu planejamento estratégico. 
  • Foco nos resultados: Pelo fato de o processo contar com um time de pessoas especializadas naquela função/atividade/serviço e por  não acontecer internamente, os executores das tarefas não sofrerão interferências de outras demandas, garantindo que o foco total seja na geração de resultados e realização de entregas com qualidade e dentro dos prazos estipulados. 
  • Colaboração e flexibilidade: Com a realização de diversos processos externamente, os colaboradores têm mais liberdade e tempo para executar suas demandas e também se dedicar à projetos em conjunto com outras áreas de forma colaborativa. Além disso, com a terceirização de serviços é mais simples realizar a realocação de profissionais dentro da empresa em diferentes áreas seja para suprir uma necessidade ou para acompanhar tendências de mercado. 
  • Agilidade, eficiência e melhoria nos processos corporativos: Com a contratação de empresas que contam com profissionais altamente capacitados em atividades específicas e que contam com os melhores recursos tecnológicos para executar as atividades, os processos corporativos se tornam mais ágeis e eficientes além de ser mais fácil identificar gargalos no fluxo de processos para que possam ser melhorados ou modificados. 

Pontos a observar sobre o BPO

Ao contratar um BPO, é importante ter em mente que a empresa contratada não têm a mesma visão sistêmica que a contratante sobre as dinâmicas corporativas, sobre o fluxo de processos, sobre o orçamento, sobre prazos e outros detalhes que fazem parte da rotina da empresa. Portanto, para garantir uma boa experiência e bons resultados, é preciso estar atento a: 

  • Comunicação: ao optar por um BPO é imprescindível manter uma comunicação assertiva sobre o que está acontecendo na empresa para garantir que os serviços terceirizados estejam acontecendo de acordo com os princípios, expectativas, diretrizes, prazos (SLA) e demandas da empresa contratante.
  • Clareza sobre os processos operacionais: antes de implementar um BPO é preciso ter conhecimento de todos os processos da organização para entender quais devem ser terceirizados. Além disso, ter conhecimento de todos os processos auxilia a implementar o BPO de modo que o fluxo de processos se torne mais ágil e esteja de acordo com as necessidades da empresa. 
  • Segurança e confidencialidade: no BPO, terceiros têm acesso a dados, sistemas e informações sensíveis sobre a empresa, cliente e colaboradores, por tanto, é necessário ter uma boa política de segurança da informação, bem como garantir que a empresa contratada para o outsourcing se adeque à essas políticas de segurança, certificar-se de que esteja em compliance com as legislações de proteção de dados vigentes e que tenha uma estrutura de segurança que possa efetivamente proteger todos esses ativos valiosos do negócio. 
  • Resultados e entregas: implementada a estratégia de BPO o monitoramento de resultados se faz ainda mais importante. É essencial  acompanhar periodicamente as principais métricas do negócio para a atividade na qual está sendo realizado o outsourcing para ter certeza de que as entregas correspondem ao que foi contratado e atingem as metas esperadas. 
  • Impactos nos colaboradores: muitas vezes ao se falar em outsourcing os colaboradores podem ficar retraídos ou descontentes, por isso é importante que as mudanças sejam comunicadas e trabalhadas com a equipe interna para evitar conflitos, erros e um time descontente e menos produtivo. 

O BPO é uma solução que funciona para negócios de todos os portes e segmentos e pode alavancar a produtividade com uso muito menor de recursos valiosos para a empresa, além de permitir que os colaboradores e gestores foquem seus esforços na criação ou aprimoramento de outras tarefas e processos, gerando grandes melhorias dentro da organização.

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